先分清：你交的是一套材料，不是一份文件
准备涉外诉讼材料的人，第一次整理时最容易犯的错，是把每份文件当成独立任务：判决书找一家翻，合同找另一家翻，聊天记录自己整理。等到提交时才发现，证据清单上写的是第 3 项，译文里排在第 5 份；判决书里引用的合同日期，和合同译文里的日期差了一个月。
一套完整的诉讼材料通常有三层：目录层（证据清单、卷宗目录）、证据层（书证、电子数据、视听资料）、说明层（证明目的、情况说明）。三层之间靠编号、页码和名称互相咬合。翻译要做的不是把每份文件译得漂亮，而是让这三层在另一种语言里仍然咬得住。
所以实务上的顺序是反的：先整理清单与编号，再动笔翻译。清单没定就开译，后面一定要重排。
- 目录层：证据清单、卷宗目录、材料索引
- 证据层：书证、电子数据、视听资料、鉴定意见
- 说明层：证明目的、情况说明、当事人陈述
判决书：段落位置本身就是含义
判决书是高度格式化的文书。「本院查明」写的是法院认定的事实，「本院认为」写的是法院的评价与法律适用，「判决如下」之后才是判项。这三段在读者眼里分量完全不同：把说理并进事实，读者就分不清哪些是证据支撑的认定、哪些是法官的判断。
因此这类文书的译法原则是「按段落对位」：原文有几段，译文就有几段；标题层级照搬；判项每一句单独成句，不合并、不拆解。为通顺而重排段落，是这类文件里最不该做的优化。
还有三处不能动。第一是案号：括号形式、法院代字、案件类型代字（民初、民终、执异）原样保留，代字不翻译。第二是法条引用：法律名称用通行译法，条款号不改，同一部法律全文用同一个译名。第三是日期与期间：立案日、判决日、上诉期起算点逐字对应，不做换算。
- 判项逐句对应，金额、期限、履行方式不改
- 案号与代字原样保留，不重新编号
- 法条名称统一，条款号不动
- 当事人名称以证件为准，全文一致
证据：清单五栏与三方对账
证据清单看着简单，实际是最容易出错的地方。一份合格的清单至少有五栏：序号、证据名称、证明目的、来源与形成时间、页码与份数。译文里这五栏要齐，顺序与原件一致。
其中「证明目的」最容易被译软。原文写「证明被告未按约交货」，译文若变成「关于交货情况」，读者就不知道这份证据要证明什么。这一栏不是摘要，是主张，措辞强度必须保住。
电子数据的处理另有一套要求。聊天记录不能只译一句，要保留发送人、时间与前后文；截图要完整到能判断语境；邮件要带标题、收发件人与时间。只截一句话的译文，到了庭上通常会被要求补充。
最后是「三方对账」：清单、译文、页码逐一核对。这一步花的时间不多，但不做的话，前面译得再准也要重排。
拿到境外用，翻译只是第一关
很多人以为译完就能用，实际上后面还有几道手续，而且分别由不同机构办理。
第一步是用印：多数法院、仲裁机构与境外受理方要求译文加盖翻译专用章，并附翻译声明与机构资质文件。第二步是公证：部分国家要求译文或复印件经公证机构公证，形式由使用国要求决定。第三步是认证：中国已加入《取消外国公文书认证要求的公约》，是否需要附加证明书、由哪一方办理，以文书使用国与受理机关的要求为准。
如果目的是在境外法院承认与执行判决，或执行仲裁裁决，还要走被请求国的司法程序。仲裁裁决的承认与执行多依据《纽约公约》，具体程序需要当地律师办理。这些环节的时限与费用由各机构决定，我们不做承诺，也不会在报价里替客户估一个数字。
我们能确定的是译文本身：与原件逐页对应、术语统一、数字核对、盖章方式按受理方要求出具。
什么时候应该把材料放在一起做
同一案件的多份文书，最怕术语各译各的。判决书里叫「原告」，证据清单里叫「申请人」，合同里又叫「甲方」；同一家公司在三份文件里出现三个译名。读者要花时间判断这是不是同一个主体，专业度也在这里丢分。
所以只要材料是同一案件、同一批提交，就建议一起处理：建一份当事人名称表，一份术语表，全文照此执行。分批交付时也沿用同一套表，后补的材料不必重新对一遍。
如果时间确实紧，可以先交判决书与证据清单，让受理方先看到程序脉络；书证与附件随后补。分批的前提是编号体系先定下来，否则补件时会和已交部分冲突。
